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1. Définir une seule tâche à automatiser
Pour commencer, choisis un flux limité : recevoir une demande, en extraire les informations utiles, puis préparer une réponse à relire. L’objectif est de réduire la ressaisie, pas de laisser un système négocier un prix ou promettre une livraison. Dessine ces trois étapes avant de choisir un outil.
Le scénario ci-dessous est un exemple fictif conçu pour ce guide. Il ne décrit pas une automatisation testée chez un client ni un exercice officiel du club. Tu peux le reproduire avec des données de démonstration dans un document ou un tableau.
2. Préparer les champs et un exemple d’entrée
Demande fictive : « Bonjour, je cherche un site de trois pages pour mon atelier de réparation. Je voudrais montrer mes services et recevoir des demandes. Est-ce possible avant décembre ? Je n’ai pas encore de photos. »
- Projet : site de trois pages pour un atelier.
- Objectif : présenter les services et recevoir des demandes.
- Échéance souhaitée : avant décembre, année à confirmer.
- Éléments manquants : photos, contenus, budget et coordonnées.
- Statut : à clarifier, aucun engagement pris.
Garde un identifiant par demande pour éviter les doublons. Sépare ce que le prospect a écrit de ce que tu en déduis : « année à confirmer » est plus juste qu’une date inventée. Pour les premiers essais, n’utilise ni coordonnées réelles ni documents confidentiels.
3. Donner une consigne qui autorise les informations manquantes
Une consigne de départ : « Extrais uniquement les faits du message. Renseigne projet, objectif, échéance et informations manquantes. Si une information n’est pas donnée, écris “à confirmer”. Prépare ensuite une réponse de quatre phrases maximum, sans annoncer de prix ni accepter de délai. »
Le brouillon attendu peut remercier la personne, reformuler son besoin et demander les éléments manquants. Relis-le avant tout envoi. Une phrase fluide ne garantit pas que chaque information est exacte.
4. Tester les cas qui peuvent casser le flux
- Message vide : le système demande une vérification au lieu de créer une fausse demande.
- Deux envois identiques : une seule fiche reste à traiter.
- Date ambiguë : aucune échéance n’est confirmée automatiquement.
- Demande hors périmètre : elle passe en validation manuelle.
- Outil indisponible : le message original reste récupérable.
Note pour chaque test le résultat attendu, le résultat obtenu et la correction. Le temps gagné se mesure en incluant la relecture, les erreurs et l’entretien du flux. Si ces tâches prennent plus de temps que le traitement manuel, réduis le périmètre avant d’ajouter des fonctionnalités.
5. Passer de l’essai à un usage régulier
Commence avec un petit lot que tu vérifies intégralement. Prévois qui relit, où retrouver les messages et comment suspendre l’automatisation. Pour situer cet exercice parmi d’autres usages, consulte les trois applications de l’IA dans une activité en ligne. Tu peux ensuite comparer ces compétences aux thèmes du programme IA Money Club.
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